Tri et Sous-totaux avec Excel
Dernière modification : 20 mars 2009
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Approfondissement
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Tri des données
Les boutons de tri
Attach:tri_xl_02.png Δ La méthode la plus simple pour trier des données est d'utiliser les boutons ad hoc de la barre d'outils, après s'être placé dans la colonne que l'on veut trier.
Par contre le défaut de ce système est qu'un tri annule le précédent, il ne sera donc pas possible par exemple de trier cette liste de films par réalisateur, puis par titre !
La commande Trier
Dans le menu Données, on trouve la commande Trier, qui va permettre de répondre à cet inconvénient, autrement dit de combiner plusieurs tris.
En effet, on va pouvoir :
- choisir dans les listes déroulantes (automatiquement créées par Excel à partir des en-têtes de colonnes) les noms des champs qui vont servir au tri
- choisir le sens du tri
NB1 : être placé sur une des cellules de la liste avant l'appel de la commande Trier a sélectionné automatiquement l'ensemble de la liste.
NB2 : la présence d'une ligne de titres a été automatiquement repérée par le tableur.
NB3 : ces commandes ne font que trier les lignes, elles ne les sélectionnent pas.
Les sous-totaux
Une fois la base de données triée, il peut être intéressant de faire des calculs à partir des informations présentes.
Par exemple, dans cette liste de films, on va pouvoir compter le nombre de films par genre, ou compter le nombre par genre puis dans chaque genre par réalisateur, etc.
Un seul sous-total
Exemple : On a trié la liste de films en fonction du genre et on cherche à connaître le nombre de films par genre.
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le nombre est bien dans la colonne Genre, mais l'étiquette correspondante, si elle est bien exacte (Cf. barre de formule), est placée automatiquement dans la colonne située juste à gauche du résultat
il est possible alors, soit de modifier la taille de la colonne en question, soit de placer cette étiquette dans une autre colonne, la première par exemple
On remarque qu'est apparue sur la gauche de l'écran une barre de plan.
En haut on a une série de boutons qui correspondent aux niveaux de plan qui ont été créés, à savoir ici le niveau 1 correspondrait au total général (voir image ci-dessus), le niveau 2 aux totaux par genre (voir image ci-dessous), le niveau 3 à l'ensemble des lignes.
Si toutes les lignes sont affichées, on voit un signe - présent sur la même ligne que le résultat du calcul effectué. Un clic sur ce signe fera apparaître ou disparaître les lignes concernées par la fonction de calcul.
Pour revenir à la liste d'origine, on choisit Données / Sous-totaux, puis on clique sur le bouton Supprimer tout.
Plusieurs sous-totaux
Exemple : On a trié une liste de films en fonction de la division, puis par réalisateur, et on cherche à connaître le nombre de films par genre et dans chaque genre le nombre par réalisateur.
NB : on va modifier ici la liste qui contient déjà les sous-totaux par genre.
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On n'a pas coché Remplacer les sous-totaux existants car la liste contenait déjà un sous-total par genre, que l'on voulait conserver !
